نبذة عن المعهد

مهام معهد القضاء الشرعي

أولاً: تتكون كل وحدة من الوحدات الواردة في نظام معهد القضاء الشرعي من الآتي:

مديرية التدريب والتطوير ويتبع لها الأقسام التالية:

قسم التدريب
قسم القبول والتسجيل
قسم البحوث والدراسات

مديرية الشؤون الإدارية والمالية ويتبع لها الأقسام التالية:

قسم الشؤون الإدارية
قسم الشؤون المالية
قسم تكنولوجيا المعلومات

ثانياً: مهام الوحدات الإدارية وواجباتها:

مكتب مدير معهد القضاء الشرعي:

الإشراف ومتابعة التنسيق بين مكتب مدير المعهد والإدارات المختصة داخل المعهد وخارجه.

أي مهام أخرى تقتضيها طبيعة نشاطه أو يُكلف بها من قبل مدير معهد القضاء الشرعي.

الإشراف على أعمال النسخ والسكرتارية والترجمة الخاصة بمدير معهد القضاء الشرعي.

توفير البيانات والمعلومات التي تعين مدير معهد القضاء الشرعي على اتخاذ القرارات.

تبليغ قرارات وتوجيهات وتعليمات مدير معهد القضاء الشرعي للجهات المعنية ومتابعة تنفيذها.

تلقي وتلخيص المواضيع المطروحة على مدير معهد القضاء الشرعي.

الإشراف على إعداد ما يطلبه مدير معهد القضاء الشرعي من تقارير وملخصات والتحقق من دقة معلوماتها قبل عرضها عليه.

تلقي الشكاوى والتظلمات المرفوعة إلى مدير معهد القضاء الشرعي وتلخيصها وتنظيم عرضها عليه.

تلقي المخاطبات والمراسلات الموجهة إلى مدير معهد القضاء الشرعي وعرضها عليه وإعداد وصياغة ما يلزم تحريره من ردود ومخاطبات بخصوصها.

تصنيف وتوثيق المراسلات والمخاطبات والتعليمات الصادرة والواردة من وإلى مدير معهد القضاء الشرعي بحسب نُظم التصنيف والتوثيق المتبعة.

الإعداد والتحضير للاجتماعات التي تُعقد برئاسة مدير معهد القضاء الشرعي والإبلاغ بما يُتخذ فيها من قرارات إلى المعنيين بتنفيذها.

الاحتفاظ بموضوعات الملفات وتصنيفها وفهرستها وترميزها وتبويبها وترتيبها في ملفات خاصة بها طبقاً للأسس والقواعد المنظمة لذلك.

ترتيب وتنظيم اجتماعات ولقاءات ومقابلات مدير معهد القضاء الشرعي وإعداد مفكرة يومية بمواعيده وتذكير مدير معهد القضاء الشرعي بها قبل حلولها بوقت كافٍ.

مديرية البرامج الأكاديمية والتدريب

إدارة الأنشطة المتعلقة بالبرامج الأكاديمية والتدريبية في معهد القضاء الشرعي ووضع الخطط اللازمة للتدريب، والارتقاء بالأداء المؤسسي من خلال تطوير وتحديث السياسات والخطط الإستراتيجية وخطط العمل التنفيذية الخاصة بالمعهد ومتابعة تنفيذها وتطبيق الآليات والمنهجيات اللازمة لذلك، ومتابعة وتقييم الأداء للمعهد.

أولاً: قسم التدريب.

يتولى قسم التدريب القيام بالمهام الآتية:

إعداد خطة التدريب السنوية متضمنا البرامج التدريبية والتعليمية المناسبة.

إعداد موازنة التدريب السنوية التقديرية اللازمة لتنفيذ الخطة التدريبية.

أية مهام أخرى يكلف بها في حدود اختصاصه.

توزيــــــــــــــع استبانات تقييم البرامج التدريبية على المتدربين والدارسين في هذه البرامج وجمعها عند نهاية البرامج.

تقييم الأنشطة والبرامج التدريبية المنفذة فنيا وماليا مقارنة بالأهـــــــــــداف والمواصفـــــــــات والمعايير, وتحديد وتحليل الانحرافات ومعرفة أسبابها واقتراح التوصيات والإجراءات التصحيحية والوقائية اللازمة لمعالجتها, وتنفيذ الإجراءات التصحيحية اللازمة.

إعداد تفاصيل البرامج التدريبية والمواصفات المعيارية لكل برنامج تدريبي لغايات استخدامها لدى تقدم دور الخبرة والاستشارات أو المراكز التدريبية لتنفيذ البرامـــــــــــــــــج التدريبية.

ثانياً: قسم القبول والتسجيل:

يتولى قسم القبول والتسجيل القيام بالمهام الآتية:

استقبال طلبات المتقدمين للبرامج واستكمال إجراءات القبول وفق معايير القبول.

تطبيق اللوائح والأنظمة الخاصة بالبرامج التدريبية.

الإشراف على افتتاحية البرامج مع بداية التنفيذ في كل برنامج تدريبي.

متابعة انتظام المتدربين وإشعاره جهاتهم بما يتم حيال ذلك.

متابعة انتظام التدريب في المعهد.

استقبال نتائـج البرامج المختلفة من قسم التدريب وإعداد النتائج ومتابعة اعتمادها.

إعـداد شهادات المتدربين في البرامج التدريبية وكشوفات الدرجات ووثائق التخرج للدارسين في البرامج وتزويدهم بها.

توجيه الإشعارات والإنذارات للدارسين المخالفين للتعليمات القاضية بمنع التدخين في المعهد.

استقبال خطط البرامج من قسم التدريب المنفذة، ودراستها بما يتفق مع الطاقة الاستيعابية للقاعات.

جدولة البرامج التدريبية وتنفيذ ما يتم طلبه من تعديلات لاحقه، وإبلاغ الدارسين أو المتدربين بهذه التعديلات.

تنظيم وحفظ الوثائق الخاصة بالمعهد بالطريقة التي تسهل استرجاعها والاستفادة منها.

أية مهام أخرى تكلف بها في حدود اختصاصها.

التواصل مع وزارة الخارجية لمنح متدربي الدول العربية تأشيرات الدخول للمملكة، واستكمال الإجراءات المالية الخاصة بهم بالتعاون مع الوحدات التنظيمية ذات العلاقة.

الإشراف على أنظمة القبول والتسجيل ومتابعة إدخال وتحديث المعلومات والعمل على تطويرها بالتنسيق مع الوحدات التنظيمية ذات العلاقة.

مديرية الشؤون الإدارية والمالية

تتولى وحدة الشؤون الإدارية القيام بمهام الشؤون الإدارية والمالية وسائر الخدمات الإدارية والمالية التي تتطلبها طبيعة العمل في معهد القضاء الشرعي.

أولاً: قسم الشؤون الإدارية

يقوم قسم الشؤون الإدارية بالمهام التالية: -

القيام بكافة الأعمال الكتابية في معهد القضاء الشرعي.

تأمين خدمات السحب والتصوير لجهاز معهد القضاء الشرعي.

تأمين إرسال البريد الصادر واستلام البريد وتوزيعـــــــه.

تأمين فعالية خطوط الهواتف وإصدار دليل بأرقام معهد القضاء الشرعي.

الإشراف على صيانة الأدوات المكتبية وتجهيزات المكاتــــــــب.

متابعة توزيع بريد معهد القضاء الشرعي مع كافة الجهات المختصـــــــة.

المحافظة على سرية المعلومات والملفات مرتبة ومفهرسة حسب الأصول المرعيـــــــة.

تحديد احتياجات المعهد من الموارد البشرية والأجهزة والمواد ومتابعة توفيرها.

الإشراف على أعمال التنظيفات داخل مبنى معهد القضاء الشرعي والمكاتب وتأمين خدماتها ونظافتها وأدواتها.

تسليم الملف الجاري يومياً إلى مكتب مدير معهد القضاء الشرعي لعرضه عليه لغايات الإشراف والرقابة على نشاط معهد القضاء الشرعي ومراسلاته.

استلام البريد الوارد وتسجيله وفرزه وتوزيعه حسب الأصول التي تقتضيها طبيعة العمل في معهد القضاء الشرعي كما يقوم بحفظ المراسلات الواردة للمعهد بعد اتخاذ الإجراءات المناسبة عليها من قبل الأقسام المختلفة وكافة الجهات المختصــــة.

تسجيل الكتب والمراسلات الصادرة وتوزيعها وحفظ نسخ عنها في الملفات المخصصة لها طبقاً للتصنيف المعتمد في معهد القضاء الشرعي مع حفظ نسخ عن كافة المراسلات في الملف العام بالإضافة إلى نسخ في الملف الجـــــــاري.

أية مهام أخرى يكلف بها في حدود اختصاصه.

ثانيا: قسم الشؤون المالية

يقوم قسم الشؤون المالية بالمهام التالية:

ضبط حركة الموازنة وإعداد الحساب الختامي.

إعداد مشروع الموازنة السنويــة والميزانيات التقديرية.

عمل خطة مالية بناء على متطلبات واحتياجات معهد القضاء الشرعي.

تنفيذ وتطوير السياسات والخطط والبرامج المالية الخاصة بمعهد القضاء الشرعي.

تنظيم الحوالات المالية والأمر المالي الخاص والعام حسب بنود الصرف في الموازنة.

تولي النفقات كافة حسب بنود الموازنة وتنظيم مستندات الصرف وتسجيلها في السجلات المالية طبقاً للأنظمة المعمول بها.

تدقيق الفواتير وجميع الوثائق والمعززات التي لها صلة بالدفعات المالية مع اتخاذ كافة الاحتياطات اللازمة للمحافظة على أموال معهد القضاء الشرعي وفقاً للأنظمة والتعليمات المالية بهذا الشأن.

الاحتفاظ بمستندات الدفع بعد توقيعها من المفوض بالإنفاق والمحاسبين لاطلاع الجهات الرقابية والمعنية عليها إذا اقتضى الأمر.

أية مهام أخرى يكلف بها في حدود اختصاصه.